Choisir son logiciel de comptabilité

Suite à la création de votre société, ou suite à la décision de gérer par vous-même tout ou une partie de votre comptabilité, il est essentiel d’opter pour un logiciel de comptabilité. Etant donné la grande variété d’options que ces applications proposent, effectuer le choix d’un logiciel de comptabilité n’est pas aussi facile qu’on pourrait le croire. Le présent guide vous donne des indices et quelques conseils sur le choix du logiciel comptable qui vous conviendrait le mieux dans votre entreprise.

Tout d’abord, qu'est-ce qu'un logiciel comptable ?

Un logiciel comptable est un logiciel qui donne la possibilité à tout un chacun de tenir sa comptabilité et d’automatiser la totalité des tâches comptables. Celui-ci centralise les informations comptables de votre société au sein d’un outil unique et rationalise les processus. Il n’y a pas un aspect de la comptabilité de l’entreprise qui ne soit pas concerné :

Compta générale: production des écritures comptables, entrées/sorties, élaboration d’un budget, comptes, gestion d’un budget, journaux, balances, Grand Livre ;
Les devis et facturations: leur gestion, l’émission des bons de commande en de simples clics, la gestion des fournisseurs ;
La liasse fiscale ;
La gestion des immobilisations.

Bien qu’il y ait une multitude de logiciels comptables et un grand nombre d’opérations comptables, certains logiciels de comptabilité n’intègrent pas tous les aspects ci-dessus cités. Le tout est donc de réussir à trouver le logiciel qui va le plus correspondre à vos besoins. Un tel logiciel vous permettra également d’avoir un meilleur suivi de la comptabilité de votre structure grâce notamment aux tableaux de bord et aux indicateurs de performance.

Quelle est la nécessité d’équiper votre entreprise d’un logiciel comptable ?

Peut-être faites-vous partie de ceux qui pensent qu’avec Excel, ils peuvent gérer tous les aspects de leur comptabilité. Bien qu'excel soit intéressant, il ne peut pas répondre à toutes les exigences d’un travail professionnel. Il est donc nécessaire d’apporter un minimum de professionnalisme dans votre gestion comptable.

En pratique, le logiciel comptable se révèle être un outil incontournable pour la gestion de la comptabilité d’une entreprise, et ceci, pour plusieurs raisons.

Diminution du risque d’erreur

Les saisies manuelles tendent à disparaître. C’est un véritable progrès étant donné que ces opérations multipliaient les risques d’erreurs, et le temps consacré à la correction desdites erreurs était important.

Automatisation des process

Le logiciel comptable automatise toutes vos tâches, que ce soit l’envoi des factures ou la gestion de la TVA, et vous fait ainsi gagner du temps.

Conformité légale

Les mises à jour automatiques de ces logiciels vous permettent d’être à tout moment en conformité avec la réglementation en vigueur, comme la loi anti-fraude entrée en vigueur le 1er janvier 2018.

Les différents types de logiciels comptables

Il existe une grande variété de logiciels. Tout d’abord, il y a ceux qui sont faits pour les TPE. En général, ils permettent à leurs utilisateurs de réaliser leurs devis et factures, de suivre leurs encours et de facilement gérer leurs déclarations de TVA. Très simple en prise en main, ils sont très utiles et suffisants pour les entreprises ayant un expert-comptable. Comme exemple, QuickBooks est l’un des logiciels orientés TPE, il a l’avantage d’être sécurisé et ergonomique.

Il y a des logiciels plus évolués, qui permettent la gestion de la totalité de la comptabilité en interne, mais vous devez les sélectionner avec beaucoup de soin. Ils permettent à leurs utilisateurs de gérer leurs immobilisations, d’envoyer leurs liasses fiscales, de se connecter à leurs comptes bancaires, de créer leurs bilans et comptes de résultat. Ce genre de logiciel est souvent moins facile à prendre en main du fait du nombre important de fonctionnalités qu’ils possèdent. A titre d’exemple, sage comptabilité online appartient à cette famille, il intègre toutes les branches de la comptabilité telles que la gestion des stocks, les notes de frais ou même la stratégie financière.

Ce n’est pas tout. Il existe des logiciels comptables qui permettent à leurs utilisateurs de gérer à la fois leur comptabilité. Ils sont de nos jours les plus courants et les plus sollicités. Comme exemple, le logiciel EBP se charge à la fois de la comptabilité, de la gestion commerciale et de la gestion des paies. Ce type de logiciel est parfait pour les PME.

Enfin, il existe les logiciels de comptabilité métiers. Ces logiciels sont spécifiques à une activité précise et peuvent être très utiles, car ils sont parfois dotés de fonctions spécifiques telles que le suivi de l’avancement d’un chantier ou alors le contrôle des coûts spécifiques à un métier précis. Ils sont très intéressants lorsque vous possédez une activité artisanale. L’exemple typique dans ce cas est le logiciel CIEL qui est adapté aux travailleurs indépendants, aux petites entreprises, aux professions libérales et de santé, ainsi qu’aux experts comptables.

Quelques conseils pour choisir votre logiciel de comptabilité

Une fois que vous avez pris connaissance de la typologie de logiciels comptables existant, avant de faire votre choix, il est conseillé d’adopter un certain nombre d’attitudes et de faire quelques vérifications relatives à votre activité. Voici quelques conseils qui vous seront utiles:

Conseil N° 1: Vérifier l’adéquation entre votre activité et le logiciel
Certaines activités telles que le bâtiment (il faudrait un outil de contrôle qui permette de gérer le chantier de manière générale, ceci englobe le suivi des heures de travail, la consommation du matériel et la gestion du stock par exemple), le commerce (un outil de contrôle permettant d’effectuer et de suivre le devis, la facturation, le suivi des propositions, le recouvrement et la gestion des employés, serait parfait) ou la production ( un outil de contrôle qui gère le cycle d’achat et de production des matières premières, et des produits finis), vous obligent à faire recours à des options comptables spécifiques.
Vous comprenez donc aisément que lorsque l’activité de votre entreprise implique l’utilisation d’un logiciel de gestion commerciale ou de la production, vous avez tout intérêt à opter pour un logiciel comptable intégré à ladite application.
Conseil N° 2: Cerner les besoins supplémentaires à satisfaire
Se centrer essentiellement sur l’aspect comptable serait une erreur pour une entreprise. Elle peut avoir à satisfaire les besoins d’autres services tels que la ressource humaine, la gestion commerciale et la gestion des immobilisations.
Ses autres fonctionnalités peuvent être intégrées dans des modules greffés au logiciel comptable. Il est donc capital de recenser avec exactitude vos besoins dans l’optique d’identifier tous les modules additionnels à ajouter.

Vous pouvez enrichir votre logiciel de comptabilité avec les fonctionnalités suivantes:

Un module de gestion des immobilisations qui permettra la gestion du parc des immobilisations incorporelles, corporelles, et financières de l’entreprise et ainsi, le calcul des amortissements, l’enregistrement des dotations dans les comptes, et la détermination des plus ou moins-values générées en cas de mise au rebut ou de cession ;
Un module de gestion de la paie. Il prend toute son importance lorsque la structure gère en interne sa paie. Il est fortement conseillé de posséder un tel logiciel. Il vous permettra d’effectuer plus facilement les bulletins de paie, le calcul des charges sociales dues (dans certains cas de les télé-déclarer et les télé-payer) et, pour certains d’entre eux, de rédiger les contrats de travail ;
Un module d’édition de tableaux de bord. Grâce à ce module, vous pourrez suivre l’évolution des affaires de votre entreprise au moyen d’une solution qui va générer des tableaux de bord. Celle-ci peut utiliser comme source première directement, des informations de votre comptabilité, bien entendu si elle est à jour.
Faut-il s’orienter vers un logiciel standardisé ou vers un logiciel spécialisé ?
Quel est le budget annuel dont vous disposez pour votre logiciel de comptabilité ?
Quel est le système d’exploitation que vous devez utiliser ?
Avez-vous un expert-comptable? Si oui, faudra-t-il qu’il récupère une partie de votre comptabilité ?
Devez-vous établir vos déclarations de TVA? Et votre liasse fiscale ?
Existe-t-il d’autres besoins particuliers de l’entreprise à satisfaire ?
Vos relevés bancaires peuvent être automatiquement injectés dans votre comptabilité ?
Avez-vous besoin d’un logiciel installé sur un seul ordinateur (mono-poste) ou sur plusieurs (mode SaaS) ?
Combien d’utilisateurs accéderont à votre logiciel de comptabilité ?

Il est bien de vous poser ces questions, mais il est encore mieux de répondre à chacune d’elles afin d’avoir une idée claire et nette de la typologie de logiciel comptable dont votre l’entreprise a besoin.

Conseil N° 4: Tester différentes solutions et faire un choix

Cette étape consiste à contacter les principaux éditeurs des solutions comptables (Ciel, Sage, EBP, Cegid). Beaucoup de ces logiciels proposent au grand public des produits standardisés et accessibles directement depuis Internet, sans devis.

L’idéal serait, bien entendu, de les tester avant de les louer ou de les acheter. Presque tous les logiciels ont des versions d’essai gratuites. Vous pouvez opter pour cette option, les tester et de vous faire une idée quant aux différents logiciels testés.

Il sera astucieux de reprendre la précédente liste relative aux questions que vous devez vous poser, afin d’identifier le logiciel qui répondra au mieux aux critères fixés.

Votre expert-comptable, étant un spécialiste du domaine, peut aussi vous donner son avis et saura vous conseiller sur le choix à effectuer, en tenant ainsi compte des besoins de votre structure et de ses propres équipements. Un bon expert-comptable sera rassuré de savoir que la solution choisie est compatible avec le logiciel qu’il utilise.