Application web de facturation

Vous êtes propriétaire ou dirigeant d’une entreprise? Alors vous êtes certainement au courant que la facturation fait partie intégrante du quotidien de tout entrepreneur, qu’il soit chef d’une grande société, ou même simplement d’une PME et/ ou TPME. Mais savez-vous qu’il existe différentes applications web très pratiques pour éditer vos factures? Voici quelques informations utiles pour vous aider à choisir votre futur programme de facturation pour la Suisse.

Pourquoi opter pour une application web de facturation?

Les alternatives aux applications web de facturation présentent parfois de multiples faiblesses parmi lesquelles, la récurrence des erreurs dans le calcul ou la saisie des montants, la complication de la relation-client entre le fournisseur et sa clientèle et surtout, un temps précieux perdu dans la gestion des factures ou devis. Ces faiblesses ont notamment une incidence négative sur la qualité du service rendu et donc, sur le niveau même de productivité et de performance de l’entreprise.

Au regard de ce qui précède, les raisons qui poussent les entreprises à opter pour les logiciels de facturation en ligne sont les suivantes: mettre sur pied un processus automatisé de gestion de leur comptabilité, réduire au maximum le délai de règlement des factures, faire des économies sur les frais dédiés aux impressions et envois par poste et enfin, améliorer et consolider leur relation commerciale avec leurs clients.

Les avantages des applications de facturation en ligne

Les applications ou logiciels de facturation web permettent en général aux entreprises d’assurer une gestion et un suivi simple et facile de leur facturation à partir d’un système qui n’oblige pas forcément d’avoir des compétences particulières en informatique. Un tel système vous permet notamment entre autre:

  • de procéder à la saisie, au remplacement et à la création de vos factures ou de vos devis dans des délais très courts grâce à des modèles prédéfinis et pré-remplis que vous pouvez aussi personnaliser à votre guise ;
  • d’automatiser le traitement de vos factures spécialement pour votre clientèle ;
  • d’assurer un suivi efficace de vos paiements, des retards et de votre politique de relance ;
  • d’élaborer des listings précis et les mettre à la disposition de votre comptable ;
  • de bénéficier d’un accès à distance à la base de données de votre application via un support mobile ;
  • d’ajouter au besoin, des utilisateurs pouvant intervenir et travailler à partir de la même interface ;
  • d’imprimer facilement vos factures pour le fax, l’envoi par poste ou par courriel à destination de vos clients ou alors, de les envoyer à ces derniers par mail sous format PDF.

    Les qualités d’une bonne application de facturation en ligne

    Il n’est pas souvent evident de se doter d’une nouvelle application de facturation, de gestion commerciale ou de comptabilité. Pour l’entrepreneur, le choix devient en effet extrêmement compliqué face aux nombreux logiciels.

    Ce que vous devez savoir toutefois, c’est qu’il n’existe aucun logiciel en ligne qui soit parfaitement adapté à toutes les sociétés. L’option idéale pour votre entreprise dépend en réalité de plusieurs facteurs ou critères dont notamment, la taille de celle-ci, votre secteur d’activité, votre budget disponible, votre stratégie et vos besoins, etc. En ce sens, voici quelques qualités que doit avoir l’application web de facturation qui répondra efficacement à vos attentes:

    Elle répond aux attentes spécifiques de votre entreprise. Avant de faire votre choix, vous devez nécessairement établir une liste des besoins propres à votre structure, puis voir s’ils peuvent être couverts ou satisfaits par le logiciel web que souhaitez adopter. Ainsi, avant de vous lancer posez-vous au moins les questions suivantes: Est-il possible de personnaliser mes documents commerciaux avec cette application? Est-elle adaptée pour une comptabilité analytique multiniveaux, ou pour une gestion en devises?

    Elle cadre bien avec les objectifs stratégiques de votre entreprise.

    Plus qu’un simple outil d’édition de factures, de dressage de fiches de salaire ou de faire des bilans, votre application web doit vous servir d’appui dans votre stratégie de développement.

    Tous les collaborateurs de l’entreprise peuvent l’utiliser en toute facilité. Une bonne application de facturation en ligne doit présenter une ergonomie simple en plus d’être facile à utiliser. Vous devez donc opter pour une qui soit accessible à tous y compris ceux n’ayant aucune connaissance en informatique.

    Elle fonctionne bien avec les autres outils numériques. A ce niveau, le meilleur logiciel de facturation en ligne est celui qui permet directement l’exportation et l’importation des données à destination ou en provenance des tableurs Excel et des autres applications que les employés utilisent régulièrement.

    Elle s’adapte très bien à l’évolution de votre entreprise. La solution efficace à ce niveau, sera de choisir une application qui permet de travailler en réseau multi-sites ou multipostes ; c’est-à-dire, celle qui permet de centraliser toutes les données et qui y garantit un accès facile et sécurisé en temps réel à partir de n’importe quel poste dans l’entreprise, en ligne et à l’extérieur. Il s’agira donc d’un logiciel capable de s’adapter parfaitement aux ambitions d’extension de l’entreprise à moyen ou long terme.

    Vous ne dépensez pas plus que ce qu’elle vous coûte.

    Ce critère de choix n’est pas le moindre. Sachez que le coût réel de votre application web de facturation ne se limite pas à son prix d’achat. Pour évaluer ce coût, il faut tenir compte des autres sources de dépenses liées à l’acquisition de votre logiciel: frais d’installation, de paramétrage, de mise à jour, de maintenance et de formation. L’évaluation de tous ces paramètres vous évitera notamment de vous retrouver plus tard avec des soucis de trésorerie.

    Exemples de quelques applications web de facturation pour la Suisse

    Dune Gestion

    C’est un logiciel 100% suisse qui vous permet de créer des factures, des bons de commande, des devis, des écritures liées, d’automatiser vos relances de paiement. Il est doté d’un tableau qui vous donne un aperçu des ventes et des dépenses ; et pour l’utiliser, il vous suffit uniquement de créer un compte en ligne.

    EBP

    C’est une gamme d’applications entièrement dédiées à la gestion efficace de votre comptabilité et de vos factures au quotidien. Elles sont assez faciles à utiliser, et vous pouvez vous les procurer à partir de 180 €, soit 200 CHF environ.

    Marketcircle Billing Pro

    Cette application web vous permet d’éditer vos factures de façon ponctuelle et régulière, de mettre sur pied un système de suivi efficace de vos paiements, et d’assurer une bonne gestion de vos projets et contacts. Elle est disponible sur iPad, iPhone et Mac.

    Sellsy

    Ce logiciel de facturation en ligne vous permet non seulement de créer des devis et factures, mais aussi d’assoir une programmation optimale des tâches. Son utilisation est soumise à une condition d’abonnement mensuel de 34.90 € hors taxe, soit 38 CHF environ, et vous bénéficiez d’une assistance gratuite.

    Conclusion

    Utiliser une application web de facturation est une solution d’optimisation et de renforcement de la performance pour toute entreprise. Toutefois, gardez à l’esprit qu’un bon entrepreneur doit éviter de se lancer tête baissée dans des choix hasardeux. Il doit rechercher avant tout une alternative idéale qui correspond parfaitement aux objectifs de son entreprise.

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