La gestion du personnel au sein d’une entreprise est toujours source de stress, notamment en matière de gestion, de calcul de la masse salariale et des allocations dues à chaque employé. Cette tâche s’avère, à bien des égards, cause de contrariété tant pour l’expert-comptable que pour le directeur de la structure. Le salaire, entendu comme un droit fondamental pour l’employé, est une obligation pour l’employeur. Le non-respect de ce droit engendre très souvent des conflits entre les deux parties.

Institutions en charge du calcul des salaires en Suisse

La fiche de salaire représente dans la plupart des cas, l’élément essentiel des droits d’un employé. Une phrase rappelant même au travailleur de conserver sa fiche de salaire, est toujours mentionnée sur ledit document. De plus, cette notification correspond à une obligation légale de l’employeur. En effet, la fiche de salaire présente une quantité d’informations importantes à prendre en compte par le salarié.

On peut y trouver entre autres: le salaire brut ; les déductions sociales de l’employeur, et le salaire net. Pour d’autres, l’impôt à la source et l’impôt sur le revenu y sont également inclus.

Le salaire mensuel brut: il représente une bonne partie des revenus mensuels et comprend:

  • Le salaire fixe: il est versé en 12 ou 13 fois par an. Pour certains, il peut aller jusqu’à 14 fois, chose rare et qui s’observe dans des certaines entreprises.
  • Le salaire variable tient compte du contrat de travail: (primes, avantages etc) ; car le plus souvent, le bonus salarial dépend du rendement au cours de l’année.
  • Les indemnités en nature (alimentation, logement, voiture, en fonction des catégories d’indemnités présentes dans le contrat)
  • Les cotisations sociales: elles sont effectuées sur la base de tous les revenus.

    Pour le calcul du salaire moyen, il existe de nombreux logiciels comptables, une présentation des plus usités sur le marché sera opérée.

    Importance de la gestion de salaire

    Le revenu salarial est la contrepartie du travail du salarié. Le traitement des salaires est effectué dans le but d’avoir une traçabilité sur les taxes salariales et patronales.

    La gestion administrative de la paie est en constante mutation pour plusieurs raisons: le changement périodique des bases et pourcentages de cotisations ; le changement des règles et/ou conventions. Il est donc important de s’informer en permanence sur le cours de ces amendements et changements. Certaines entreprises ont trouvé le moyen de contourner cette obligation par un Co-partenariat encore appelé externalisation des actions de l’entreprise.

    Dispositions générales du processus de paie

    Le montant de la rémunération est fonction de la difficulté des tâches menées, mais aussi des conditions d’emploi, de l’encadrement contractuel, de la productivité du travailleur et de l’entreprise etc.

    Le bulletin de paie

    C’est une fiche comptable produite par l’employeur et remise au salarié compte tenu de la période fixée pour la rémunération. Il ne fait l’objet d’aucune obligation de forme, pourvu qu’il fasse mention des exigences du code du travail. En outre, toutes les mentions sur les bulletins de paie doivent concourir à présenter de façon claire le montant du salaire et la façon dont il a été déterminé.

    Conflits dûs à la gestion de la paie

    La gestion des salaires n’est pas seulement le fait de la production d’un bulletin de paie, elle connaît également de nombreux contentieux: techniques, législatifs, etc. Raison pour laquelle un poste est créé au sein de l’entreprise pour veiller au respect des codes, en l’occurrence le code civil et le code du travail.

    Tout sur la gestion des salaires

    Le processus de gestion des salaires s’organise autour de la production des bulletins de paie et de la prise en charge des salaires tout en respectant les aspects juridiques et légaux. Autrement, l’on risque de faire face à des conflits d’intérêts.

    Les types de gestion des salaires

    Le traitement des salaires s’effectue avec la plus grande minutie et se fait de façon:

  • Interne: grâce à un logiciel de paie dont l’objectif est le calcul et la gestion des paiements, le traitement des données à caractère social, la rédaction des contrats de travail, attestations, lettres de licenciement etc. Le bon déroulement de ces tâches engage la responsabilité de l’entreprise et de l’expert-comptable en charge de la gestion salariale. Ce dernier doit jouir d’une expertise certaine, se tenir informé de la conjoncture du droit du travail et des autres réglementations en vigueur pour éviter toute erreur qui causerait préjudice à la structure.
  • Externe: on parle ici d’externalisation de la paie, c’est une l’option courante aujourd’hui du fait de ses options multiples. Il est question dans un premier temps de confier la gestion et la distribution des salaires à un spécialiste qui veille à la rémunération effective des salariés.

    Ensuite, le traitement s’effectue grâce à un logiciel de paie automatique. L'exemple courant est celui des guichets automatiques qui assurent la distribution des salaires aux employés.

    Enfin la gestion de paie alternative ou en ligne via internet également appelée « gestion de paie ASP », est un système parallèle de traitement des salaires. En effet, l’ASP est considéré comme une solution intermédiaire entre la comptabilité interne et externe.

    Cette option est légale depuis l’année 2009, car la loi accorde la possibilité aux entreprises de remettre à leurs partenaires le paiement des salaires en ligne.

    Obligations relatives au contrat de travail

    Il est important de régler certains impératifs liés au recrutement du salarié avant d’élaborer un quelconque bulletin de paie notamment: recruter un collaborateur afin de préparer le contrat et les conditions d’embauche.

    Les éléments à remplir sont:

    La déclaration unique d’embauche (DUE) qui sera transmise à l’URSSAF.
    La visite médicale de recrutement
    La figuration du collaborateur aux différentes caisses sociales obligatoires.

    Cette procédure se solde par la production des documents officiels que sont:

  • Le certificat de travail;
  • Le solde de tout compte si nécessaire;
  • L’attestation Pôle emploi

    D’où une exigence particulière sur le professionnalisme et l’expérience du collaborateur en la matière.

    Mentions indispensables du bulletin de salaire

    Afin d’éviter un encombrement du bulletin de salaire, le décret n°2016-190 du 25 février 2016 dispose de la suppression de certaines annotations, et l’ajout de certaines autres afin de clarifier les nouvelles décisions liées au bulletin de paie. Ce dernier passe de quarante lignes à quinze.

    Le site du ministère de l’économie est le plus indiqué et donc le plus fourni, cela depuis l’année 2016, pour situer tous les récipiendaires face à leurs droits. De fait, la fiche salariale doit impérativement porter les annotations suivantes:

  • L’identification de l’employeur,
  • L’identification du salarié,
  • Le libellé de la convention collective applicable,
  • La période et le nombre d’heures de travail ;
  • Les dates de congés, et le montant de l’indemnisation congé ;
  • La rémunération brute ;
  • La nature et le montant des accessoires de salaire ;
  • Le montant de l’assiette et le taux des cotisations etc

    Quelques logiciels intervenants dans la gestion des salaires

    Le logiciel Suisse SELECTLINE

    Le logiciel Selectline apporte des solutions dans l’opérationnalisation des enjeux de distribution des ressources salariales. De plus, il offre des programmes de gestion et d’analyse des données de la fiche de salaire qui sont entre autres: Intégration et extensibilité, outillage approprié dans le traitement des données.

    Le logiciel Europesoftware

    Ce logiciel met à la disposition de ses utilisateurs des fiches de paie sous forme de fichier Excel, pour le calcul du revenu net. Ainsi, il donne la possibilité aux cadres et non-cadres d’intégrer les données liées aux allocations salariales. Son caractère au format Excel favorise la saisie des données de base et l’exportation au logiciel d’écriture Word, pour le bilan de la fiche de paie.

    Le logiciel Swissdec

    C’est un programme de gestion des salaires pour les employés payés au mois, à l’heure ou à la commission. Il a été certifié par les structures d’agrément LAAC, IJM, OFS; IS ; CAF; AVS, LAA ; de fait, les documents et applications relatives à leurs demandes sont disponibles sur le site de swissdec et font gagner du temps.

    Le logiciel Loyco

    Loyco fait partie de la famille des logiciels qui offre des solutions dans le traitement professionnel des salaires. Il offre ses services dans le cadre de la gestion des ressources humaines et l’informatisation des données salariales. Les services de loyco intègrent et offrent des solutions aux besoins de toutes les catégorie d’entreprises et organisations.

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