De nos jours, on retrouve une multitude de logiciels d’offres et devis disponibles en ligne ou sous licence. Par ailleurs, ce type de logiciel constitue généralement le premier outil fonctionnel dont s’équipent les entreprises dans le cadre de la mise en œuvre de leurs projets. Retrouvez dans cet article quelques notes d’information et conseils pour bien choisir votre solution dans cette large gamme car un logiciel adapté est un levier de performance et de succès garantis.
Certains ont tendance à se dire à tort ou raison, que l’utilisation d’un logiciel de gestion n’est rien d’autre qu’une perte de temps et que l’usage du papier paraît encore mieux. Quoi qu’il en soit toutefois, et ne serait-ce que pour les raisons qui suivent, vous aurez désormais un tout autre regard sur ces logiciels.
Ce point est sans aucun doute l’une des premières raisons pour laquelle toute structure professionnelle ou commerciale devrait se doter d’un ou plusieurs logiciels de gestion (comptabilité, informatique, gestion de la clientèle, gestion d’offres, etc.). En effet, ces derniers jouent un rôle de premier plan dans l’automatisation des tâches : réalisation et traitement des devis, établissement des factures, gestion d’appels d’offre, suivi et relance des paiements...
L’utilisation d’un logiciel de gestion vous permet d’avoir la bonne information disponible en temps et en heure sur tous les aspects de la vie de votre entreprise : la trésorerie, les profits et les pertes, la clientèle, les partenaires, les opportunités d’affaires, etc. Bref avec un tel outil, vous êtes sûr d’avoir à votre disposition, les indicateurs de performance clés pour opérer les bons choix au meilleur moment.
Sur ce point, le logiciel de gestion est une aubaine tant pour les entrepreneurs chevronnés que pour les jeunes entrepreneurs qui ne disposent pas de grandes ressources marketing. Généralement, le succès d’une entreprise est consubstantiel même à l’image de marque qu’elle renvoie auprès de ses clients et de ses partenaires.
En optant pour un logiciel de gestion, celle-ci est plus encline à présenter des documents de qualités sur sa situation d’ensemble (fonctionnement interne, état des finances, objectifs et perspectives…) afin de maintenir la confiance de tous à son égard.
En plus de vous aider dans le processus des déclarations fiscales et de l’établissement automatique de vos comptes en fin d’année budgétaire, le logiciel de gestion vous permet en outre d’élaborer vos déclarations sociales.
Très souvent, chaque logiciel existant sur le marché offre des fonctions différentes. C’est pourquoi il est très important de choisir le vôtre en fonction des besoins de votre entreprise et du type des prestations que vous proposez (commerce, service, consulting, pilotage des projets, etc.).
Vous avez par ailleurs un bon nombre de logiciels présentant une interface intuitive, ergonomique et d’usage très simple. Il va de soi que la prise en main de ce type d’outil gestion sera assez facile pour vous et vos collaborateurs. Après pour ce qui du choix, vous aurez tout à gagner à suivre les prescriptions suivantes.
Vous devez vous assurez que le prestataire qui déploie votre logiciel de gestion d’offres et devis ait une parfaite connaissance et compréhension de votre activité. Pour cela, vous devez lui expliquer tous les rouages de votre métier afin qu’il puisse non seulement anticiper les situations de gestion complexes, mais aussi qu’il puisse vous proposer des processus, des fonctionnalités et des données plus en adéquation avec vos objectifs.
C’est un aspect pour le moins décisif dans le choix et l’hébergement de votre futur logiciel de gestion d’offres et devis. Il sera donc indispensable d’évaluer en amont, tous les coûts en infrastructure liés à son acquisition : frais d’hébergement en cloud, d’infrastructure informatique, d’accès mobile, et autres équipements…
Assurez-vous que le logiciel que vous choisirez apporte des solutions au moins aux préoccupations suivantes :
Au tout début même de votre projet, vous devez identifier clairement vos priorités afin de rester concentré sur les éléments les plus essentiels.
Onaya
Ce logiciel de gestion d’offres et devis vous alerte instantanément sur les nouveaux appels d’offres disponibles. De plus, la sélection et l’étude des offres qui vous intéressent se font directement à partir de celui-ci.
QDV7
Intégré de plusieurs bases de données interconnectées, ce logiciel de gestion vous permet d’optimiser l’édition de vos appels d’offres ou des devis pour clients. Vous bénéficiez en outre d’une mise à jour automatique de vos devis avec les bonnes informations afin d’éviter des erreurs dans le pilotage des projets.
Le logiciel Devis BTP connecté à Spigao
C’est outil de gestion qui s’adapte parfaitement à votre méthode de travail, vous permet de rédiger facilement et rapidement des études claires et précises. Vous pouvez suivre tout le processus de votre activité (des prestations aux règlements) et transformer en un clic vos devis en facture ou en situation de travaux.
DescWord
Ce logiciel vous permet de gérer vos appels d’offres pour les marchés publics et privés, depuis la phase de leur préparation en passant par l’ouverture des plis et l’analyse des offres, jusqu'à la clôture du marché.
En définitive, le logiciel de gestion d’offres et devis est indispensable voire incontournable pour la bonne marche de toute entreprise. Mais pour qu’il soit véritablement l’outil de performance qui vous permettra d’avoir un retour sur investissement rapide dans le cadre de vos activités, vous devez identifier et de définir clairement vos besoins et objectifs avant de choisir celui qui vous convient.
